Obecnie nasza praca z systemem do zarządzania aparaturą opiera się (oczywiście poza standardową obsługą posiadanej aparatury medycznej) na wprowadzaniu nowych funkcjonalności, do których można zaliczyć m.in.

Stworzenie całkowicie elektronicznego obiegu dokumentów.

Celem wdrożenia tej funkcjonalności jest odejście od dokumentacji papierowej i przygotowanie kompleksowych rozwiązań, dzięki którym wszystkie dokumenty dot. aparatury medycznej, serwisu, konserwacji (protokoły, umowy, etc.) będą wprowadzane do systemu w postaci elektronicznej. Finalnym efektem ma być model, w którym do programu trafiać będą m.in. następujące dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym:

• akceptacje kosztów czynności serwisowych, które docelowo będą generowane przez system Appmedica i podpisywane przez uprawnionego przedstawiciela Szpitala z poziomu systemu. Dzięki temu zoptymalizowany zostanie proces samego obiegu dokumentów poprzez wykluczenie konieczności uzyskania fizycznego podpisu na wydrukowanym dokumencie,
• raporty serwisowe podpisane w formie cyfrowej – niestety na dzień dzisiejszy jest to zadanie, które będzie niezwykle trudne do zrealizowania ze względu na specyfikę pracy serwisów zewnętrznych. W idealnym modelu po zakończonych zadaniach przedstawiciel serwisu powinien nam przesłać raport serwisowy opatrzony kwalifikowanym podpisem, który w oryginale trafi do konkretnego zadania powiązanego z danym urządzeniem w systemie. Na dzień dzisiejszy udało nam się nawiązać współpracę z kilkoma serwisami, a docelowo uważam, że objęcie 80% urządzeń elektronicznymi raportami w przeciągu najbliższych 3-5 lat będzie dużym sukcesem,
• faktury – podobnie, jak w przypadku raportów serwisowych, tak i w przypadku faktur chcielibyśmy doprowadzić do sytuacji, w której wszystkie faktury za usługi serwisowe i zakupy aparatury medycznej będą do nas przekazywane w formie cyfrowej. Tego typu rozwiązanie jest korzystne zarówno dla nas, jak i dla naszych kontrahentów, którzy dzięki temu mogą uzyskać szybciej płatność za fakturę, w związku z czym teoretycznie powinien być to wspólny interes zarówno nasz, jak i naszych dostawców usług.

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w Dziale będzie miało szereg korzyści, do których można zaliczyć m.in. usprawnienie procesów związanych z czasem realizacji usług serwisowych, szybsze przekazanie faktury do płatności, poprawienie komunikacji na linii Dział Aparatury Medycznej – Dostawca usług (w chwili obecnej zbyt często dochodzi do sytuacji poszukiwania raportu serwisowego po otrzymaniu faktury, co opóźnia przekazanie faktury do płatności), zredukowanie ilości niezbędnych do wydrukowania dokumentów, co chociaż minimalnie przełoży się na ochronę środowiska oraz brak konieczności ich przechowywania.

2. Wdrożenie elektronicznego zamawiania akcesoriów do aparatury

Głównym aspektem, który przemawia za wprowadzeniem tego rozwiązania jest w szczególności problem z zamawianiem akcesoriów przez użytkowników – notorycznie pojawiają się wątpliwości podczas zamawiania akcesoriów do użytkowanej aparatury medycznej. Jako przykład można podać chociażby zamawianie zwykłego czujnika saturacji do kardiomonitora, gdzie użytkownik musi podać m.in. dane monitora, a najlepiej numer referencyjny obecnie posiadanego czujnika. Proces weryfikacji zamówienia zarówno po stronie użytkownika, jak i po stronie zaopatrzenia zajmuje bardzo dużo czasu. W celu jego usprawnienia chcielibyśmy w przyszłości sukcesywnie wdrażać rozwiązanie, w którym użytkownik z poziomu rekordu danego urządzenia w systemie Appmedica może dokonać zamówienia akcesoriów, które będą do tego urządzenia przypisane. Dzięki temu wyeliminowane zostaną błędy, użytkownicy będą mogli w prosty i szybki sposób zamówić akcesoria, a my będziemy mieć bieżący wgląd w historię zamówień, aby wyeliminować z eksploatacji m.in. urządzenia, które charakteryzują się odbiegającą od średniej ilością zamówień.

Zaznaczyć należy, że proces wdrożenia tego rozwiązania jest czasochłonny, ponieważ należy stworzyć odpowiednie słowniki akcesoriów i przypisać konkretne akcesoria do konkretnych urządzeń, aby do wyboru z poziomu danego urządzenia były jedynie te akcesoria, które z nim współpracują.

3. Generowanie automatycznych monitów przypominających o konieczności wykonaniu czynności serwisowej

Dzięki tej funkcjonalności system będzie automatycznie wysyłał do firm zewnętrznych alerty przypominające o konieczności wykonania zadania serwisowego w wyznaczonym terminie, czego efektem powinno być zredukowanie sytuacji, w których przegląd nie został wykonany w wyznaczonym terminie ze względu na jego przeoczenie przez serwis.

Powyższe rozwiązania będą z całą pewnością prowadzić do dalszej optymalizacji naszej pracy, co przy stale rosnącej ilości obsługiwanych urządzeń jest w naszym przypadku niezbędne. Warto dodać, że w ostatnich latach ilość obsługiwanych przez nas urządzeń zwiększała się średnio o około 15%/rok, a ostatni rok i pandemia doprowadziły do jeszcze większego ich przyrostu oraz niezliczonej ilości przesunięć sprzętu pomiędzy oddziałami i placówkami szpitala – bez sprawnie działającego systemu nie dalibyśmy rady zapanować nad obsługiwaną aparaturą.

Niniejszy wpis jest drugim z serii artykułów pisanych przez praktyka zarządzania dużym parkiem aparatury medycznej, Michała Kijewskiego, kierownika Działu Aparatury Medycznej w połączonych szpitalach grupy Copernicus w Gdańsku. Poprzedni artykuł z serii można przeczytać na stronie https://www.appmedica.pl/2021/04/22/funkcjonowanie-dzialu-aparatury-medycznej-w-oparciu-o-system-klasy-cmms-etap-ii/