Jak efektywnie poradzić sobie z nowym rachunkiem kosztów z programem klasy CMMS/EAM
Blog
Nowy rachunek kosztów i automatyczne dekrety w zakresie serwisu i napraw aparatury i infrastruktury z programem klasy CMMS/EAM
W związku z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców, zmianie ulegają przepisy prawne i standardy dotyczące ewidencjonowania kosztów podmiotów leczniczych w Polsce. Z pewnością nie jest to bezbolesna zmiana dla świadczeniodawców. Bez wątpienia niesie ona za sobą wyzwania i organizacyjne, i techniczne.
Jednym z zasadniczych aspektów rozporządzenia jest nałożenie na świadczeniodawców obowiązku rozdzielenia w systemach ewidencyjno-księgowych działalności leczniczej od pozostałej działalności. Dotyczy to np. kosztów zarządu czy też działalności pomocniczej niemedycznej.
W uzasadnieniu do rozporządzenia Ustawodawca wskazuje m.in.: “Celem, do którego powinni dążyć świadczeniodawcy, jest takie rozwijanie systemów informatycznych, które umożliwi jak najpełniejsze ewidencjonowanie zużycia leków, wyrobów medycznych oraz środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego.”
Co się zmienia?
Z punktu widzenia majątku istotne punkty rozporządzenia dotyczą konieczności precyzyjnej dekretacji kosztów, zgodnie z nowym układem kont. Zakłada on m.in. podział kosztów na koszty serwisu planowanego i nieplanowanego (naprawy i przeglądy, kalibracje, testy) aparatury medycznej – osobno dla aparatury posiadanej oraz użyczonej, dzierżawionej lub najmowanej.
Podstawowym problemem związanym z prowadzeniem księgowości zgodnie z rozporządzaniem jest – a jakżeby inaczej – brak odpowiednich narzędzi. Świadczeniodawcy posiadają rozproszone rejestry, które nie są ustandaryzowane. Tymczasem liczba samej tylko aparatury medycznej w dużych jednostkach dochodzi do kilkunastu tysięcy. Według nowego planu kont istotnym jest jej podział na aparaturę własną, aparaturę użyczoną od innych podmiotów i aparaturę użyczoną innym podmiotom. Prowadzenie ewidencji przez różne osoby, łączenie excela, dokumentacji papierowej i skanów lub plików word/pdf na pewno nie sprzyja utrzymaniu danych według takiego podziału.
W jaki sposób wypełniać zalecenia związane z rozporządzeniem?
Pracownicy szpitali nie są na szczęście skazani na błądzenie w ciemnościach, ponieważ istnieją rozwiązania, które automatyzują te procesy w odniesieniu do aparatury medycznej i pozostałego majątku. Niezależnie więc, czy jesteś pracownikiem opisującym fakturę pod kątem merytorycznym, czy też jesteś osobą, która ma interes w tym, aby uzyskać opisany rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością dokument kosztowy, możesz skorzystać z systemu, który wykona tą pracę za Ciebie.
Poniższy obrazek przedstawia fragment naszego programu do zarządzania aparaturą Appmedica, konkretnie interfejs przypisywania kosztów faktury do zlecenia (Naprawa Z/00298/MS/21).
System wie, że:
- Aparat TK jest własnością szpitala (takie dane znajdują się na karcie urządzenia)
- Aparat RTG nie stanowi własności szpitala (przyjmijmy, że jest użytkowany na podstawie umowy)
- Faktura dotyczy zlecenia naprawy tych aparatów (na potrzeby tego przykładu przyjmujemy, że aparaty uległy uszkodzeniu w podobnym czasie i żaden z nich nie jest objęty umową serwisową)
- Znane są wartości części materiałów i robocizny
W ten sposób system może utworzyć dekret na konta zespołu:
- 401-01-01-04 (Materiały do remontu i konserwacji sprzętu, aparatury medycznej) – w kwocie 14 600 zł
- 402-01-02-01 (Naprawa sprzętu medycznego i aparatury medycznej – stanowiących własność świadczeniodawcy) – w kwocie 5600 zł
- 402-01-02-02 (Naprawa sprzętu medycznego i aparatury medycznej -dzierżawionych, najmowanych, użyczonych od innych podmiotów) – w kwocie 4400 zł
Konta zespołu 5 zostaną obciążone kwotami odpowiednio 18000 zł oraz 6600 zł.
Finalnie, informacja w postaci przedstawionego wyżej szkicu dekretu może w sposób automatyczny trafiać do systemu ERP dowolnego producenta (np. Asseco, Simple, Comarch, Nexus), gdzie jest podejmowana przez użytkowników tych programów (więcej o integracji znajdziesz w tym artykule). Podsumowując, rozwiązanie pozwala w prosty sposób realizować wytyczne opisane w rozporządzeniu.
Co finalnie zrobić?
Ważnym aspektem jest to, abyś wybierając narzędzie, które będzie wspomagać Ciebie lub Twoich współpracowników, pamiętał o szerokich wachlarzu możliwości jakie powinno dawać profesjonalne narzędzie. Przede wszystkim pamiętaj aby Twój program zapewniał:
- Ewidencję kosztów z podziałem na grupy rodzajowe poszczególnych składników infrastruktury np. aparatura medyczna, sprzęt techniczny, IT, budynki, pojazdy oraz znacznie bardziej precyzyjnie, wg OPK, rodzajów sprzętów, kontraktów, gwarancji, etc.
- Analitykę według własności: wypożyczone, dzierżawione, należące do szpitala.
- Tworzenie dowolnych raportów z podziałem na grupy rodzajowe, własnościowe, przynależności do poszczególnych jednostek szpitala, osób. odpowiedzialnych, miejsca wykorzystania i sposobu przeznaczenia oraz wielu innych.
- Łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji.
Wszystko to w odniesieniu do nowych przepisów, ale także usprawnienia w zakresie wielu innych obszarów, związanych z zarządzaniem i utrzymaniem majątku, w szczególności związanych z:
- Aparaturą medyczną
- Budynkami i infrastrukturą techniczną
- Majątkiem IT (sprzęt, programy, licencje)
- Pojazdami
Podziel się artykułem:
Sprawdź podobne artykuły:
Proces zakupu i uruchomienia aparatury medycznej na potrzeby Bloku Operacyjnego – cz. II
Blog Proces zakupu i uruchomienia aparatury medycznej na potrzeby Bloku Operacyjnego – cz.
Jak efektywnie poradzić sobie z nowym rachunkiem kosztów z programem klasy CMMS/EAM
Blog Nowy rachunek kosztów i automatyczne dekrety w zakresie serwisu i napraw
Nowe standardy akredytacyjne Ministra Zdrowia z dnia 6 września 2024 r. w kontekście infrastruktury i aparatury medycznej
Blog Nowe standardy akredytacyjne Ministra Zdrowia z dnia 6 września 2024 r. w