W związku z Rozporządzeniem Ministra Zdrowia z dnia 26 października 2020 r. w sprawie zaleceń dotyczących standardu rachunku kosztów u świadczeniodawców, zmianie ulegają przepisy prawne i standardy dotyczące ewidencjonowania kosztów podmiotów leczniczych w Polsce. Z pewnością nie jest to bezbolesna zmiana dla świadczeniodawców. Bez wątpienia niesie ona za sobą wyzwania i organizacyjne, i techniczne.

Jednym z zasadniczych aspektów rozporządzenia jest nałożenie na świadczeniodawców obowiązku rozdzielenia w systemach ewidencyjno-księgowych działalności leczniczej od pozostałej działalności. Dotyczy to np. kosztów zarządu czy też działalności pomocniczej niemedycznej.

W uzasadnieniu do rozporządzenia Ustawodawca wskazuje m.in.: “Celem, do którego powinni dążyć świadczeniodawcy, jest takie rozwijanie systemów informatycznych, które umożliwi jak najpełniejsze ewidencjonowanie zużycia leków, wyrobów medycznych oraz środków spożywczych specjalnego przeznaczenia żywieniowego.”

Z punktu widzenia majątku istotne punkty rozporządzenia dotyczą konieczności precyzyjnej dekretacji kosztów, zgodnie z nowym układem kont. Zakłada on m.in. podział kosztów na koszty serwisu planowanego i nieplanowanego (naprawy i przeglądy, kalibracje, testy) aparatury medycznej – osobno dla aparatury posiadanej oraz użyczonej, dzierżawionej lub najmowanej.

Podstawowym problemem związanym z prowadzeniem księgowości zgodnie z rozporządzaniem jest – a jakżeby inaczej – brak odpowiednich narzędzi. Świadczeniodawcy posiadają rozproszone rejestry, które nie są ustandaryzowane. Tymczasem liczba samej tylko aparatury medycznej w dużych jednostkach dochodzi do kilkunastu tysięcy. Według nowego planu kont istotnym jest jej podział na aparaturę własną, aparaturę użyczoną od innych podmiotów i aparaturę użyczoną innym podmiotom. Prowadzenie ewidencji przez różne osoby, łączenie excela, dokumentacji papierowej i skanów lub plików word/pdf na pewno nie sprzyja utrzymaniu danych według takiego podziału.

Pracownicy szpitali nie są na szczęście skazani na błądzenie w ciemnościach, ponieważ istnieją rozwiązania, które automatyzują te procesy w odniesieniu do aparatury medycznej i pozostałego majątku. Niezależnie więc, czy jesteś pracownikiem opisującym fakturę pod kątem merytorycznym, czy też jesteś osobą, która ma interes w tym, aby uzyskać opisany rzetelnie i zgodnie z rzeczywistością dokument kosztowy, możesz skorzystać z systemu, który wykona tą pracę za Ciebie.

Poniższy obrazek przedstawia fragment naszego programu do zarządzania aparaturą Appmedica, konkretnie interfejs przypisywania kosztów faktury do zlecenia (Naprawa Z/00298/MS/21).

System wie, że:

1. Aparat TK jest własnością szpitala (takie dane znajdują się na karcie urządzenia)
2. Aparat RTG nie stanowi własności szpitala (przyjmijmy, że jest użytkowany na podstawie umowy)
3. Faktura dotyczy zlecenia naprawy tych aparatów (na potrzeby tego przykładu przyjmujemy, że aparaty uległy uszkodzeniu w podobnym czasie i żaden z nich nie jest objęty umową serwisową)
4. Znane są wartości części materiałów i robocizny

W ten sposób system może utworzyć dekret na konta zespołu:

1. 401-01-01-04 (Materiały do remontu i konserwacji sprzętu, aparatury medycznej) – w kwocie 14 600 zł
2. 402-01-02-01 (Naprawa sprzętu medycznego i aparatury medycznej – stanowiących własność świadczeniodawcy) – w kwocie 5600 zł
3. 402-01-02-02 (Naprawa sprzętu medycznego i aparatury medycznej -dzierżawionych, najmowanych, użyczonych od innych podmiotów) – w kwocie 4400 zł

Konta zespołu 5 zostaną obciążone kwotami odpowiednio 18000 zł oraz 6600 zł.

Finalnie, informacja w postaci przedstawionego wyżej szkicu dekretu może w sposób automatyczny trafiać do systemu ERP dowolnego producenta (np. Asseco, Simple, Comarch, Nexus), gdzie jest podejmowana przez użytkowników tych programów (więcej o integracji znajdziesz w tym artykule). Podsumowując, rozwiązanie pozwala w prosty sposób realizować wytyczne opisane w rozporządzeniu.

Ważnym aspektem jest to, abyś wybierając narzędzie, które będzie wspomagać Ciebie lub Twoich współpracowników, pamiętał o szerokich wachlarzu możliwości jakie powinno dawać profesjonalne narzędzie. Przede wszystkim pamiętaj aby Twój program zapewniał:

1. Ewidencję kosztów z podziałem na grupy rodzajowe poszczególnych składników infrastruktury np. aparatura medyczna, sprzęt techniczny, IT, budynki, pojazdy oraz znacznie bardziej precyzyjnie, wg OPK, rodzajów sprzętów, kontraktów, gwarancji, etc.
2. Analitykę według własności: wypożyczone, dzierżawione, należące do szpitala.
3. Tworzenie dowolnych raportów z podziałem na grupy rodzajowe, własnościowe, przynależności do poszczególnych jednostek szpitala, osób. odpowiedzialnych, miejsca wykorzystania i sposobu przeznaczenia oraz wielu innych.
4. Łatwy i szybki dostęp do wszystkich informacji.

Wszystko to w odniesieniu do nowych przepisów, ale także usprawnienia w zakresie wielu innych obszarów, związanych z zarządzaniem i utrzymaniem majątku, w szczególności związanych z:

• Aparaturą medyczną
• Budynkami i infrastrukturą techniczną
• Majątkiem IT (sprzęt, programy, licencje)
• Pojazdami