Każdy dyrektor szpitala czy menedżer placówki medycznej wie, że nowoczesna aparatura to jeden z podstawowych elementów niezbędnych do udzielania świadczeń. Tomografy komputerowe, rezonanse magnetyczne, aparaty USG, nowoczesny sprzęt endoskopowy, czy – w ostatnich czasach – roboty chirurgiczne to kluczowe dla jakości diagnozowania i leczenia pacjentów inwestycje liczone w setkach tysięcy, czy nawet milionach złotych. Jednak równolegle z poziomem zaawansowania technologiczne pojawiają się wysokie koszty utrzymania. Wydatki związane z planowymi przeglądami i materiałami eksploatacyjnymi są ogromnym ciężarem dla budżetu, ale również chaotyczny, słabo zorganizowany proces zarządzania tymi zasobami, powoduje zwiększenie tych kosztów oraz generuje nowe.

Brak centralnej, rzetelnej ewidencji sprzętu medycznego, infrastruktury i nieruchomości to nie jest drobne niedopatrzenie administracyjne. To systemowy problem, który bywa źródłem znacznych, często ukrytych kosztów, które mogłyby być przeznaczone na rozwój, personel czy innowacyjne technologie.

Anatomia strat

Problem zaczyna się niewinnie – od rozproszonych arkuszy kalkulacyjnych, segregatorów z papierowymi paszportami i nieformalnej wiedzy posiadanej przez pojedynczych pracowników. Taki model w dzisiejszych realiach jest nie tylko nieefektywny, ale i skrajnie kosztowny. Gdy kluczowe, wysokoprzychodowe urządzenie, jak aparat TK, ulega awarii, liczy się każda minuta. Każda godzina przestoju to nie tylko opóźnione diagnozy i frustracja pacjentów, ale także realna strata finansowa – niewykonane, a kontraktowane przez NFZ, procedury. Dodatkowo, w przypadku awarii i problemów eksploatacyjnych aparatury, brak jednolitej ewidencji przykłada się na problemy, które zna każdy pracownik działu technicznego: odnalezienie dokumentacji gwarancyjnej czy historii serwisowej trwa wieki, paszporty giną, ale giną także całe urządzenia (!!!).

Brak podstawowych informacji prowadzi do kolejnego absurdu – nadmiarowych zakupów. Klasyczny scenariusz: w dużym szpitalu wojewódzkim oddział zgłasza zapotrzebowanie na zakup nowego aparatu USG. Ponieważ nikt nie ma pewności, ile wolnych urządzeń znajduje się w szpitalu, najprostszym rozwiązaniem staje się zakup nowego. W efekcie placówka posiada dziesiątki urządzeń, z których część jest mało używana lub nieużywana w ogóle. Brak wiedzy o lokalizacji i statusie sprzętu prowadzi również do tzw. „kanibalizacji” – demontowania części z jednego urządzenia, aby naprawić drugie, co w dłuższej perspektywie niszczy majątek szpitala.

Podobne straty generowane są w obszarze serwisu. Ile razy placówka zapłaciła za naprawę, która powinna być wykonana w ramach umowy serwisowej? Bez centralnego rejestru dat zakupu takie sytuacje są na porządku dziennym. Co więcej, bez twardych danych o awaryjności konkretnych modeli, negocjowanie umów serwisowych przypomina wróżenie z fusów. Do tych finansowych strat dochodzą problemy natury formalnej. Przepisy prawa, w tym kluczowa Ustawa o wyrobach medycznych z dnia 7 kwietnia 2022 r., nakładają na placówki obowiązek prowadzenia i przechowywania dokumentacji dla każdego urządzenia. Choć sama ustawa nie używa potocznego terminu „paszport techniczny”, jego funkcjonalny odpowiednik – czyli szczegółowa ewidencja użytkowania – jest wymogiem sprecyzowanym przez rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 2 czerwca 2023 r. Jak szczegółowo wyjaśniliśmy w analizie na naszym blogu, brak tej dokumentacji jest jednym z najpoważniejszych uchybień formalnych. Skutki zaniedbań w tym obszarze potwierdzają cykliczne raporty Najwyższej Izby Kontroli. W jednym z nich (raport KZD.430.003.2020, dostępny na www.nik.gov.pl)

“W połowie skontrolowanych szpitali stwierdzono przypadki użytkowania aparatury i sprzętu medycznego bez ważnych przeglądów technicznych lub z przekroczonym terminem ich wykonania.”.

Skutkiem są nie tylko kary, ale i problemy podczas procesów akredytacyjnych. Finalnie, odpowiedzialny za te procesy personel szpitala ma więcej pracy, spotęgowanej koniecznością wyciągania danych z porozrzucanych, niepołączonych ze sobą źródeł – dane finansowe i kosztowe w programach ERP, dane bieżące operacyjne w arkuszach, ale też w programach specjalistycznych, jak RIS/PACS, dane historyczne związane z prowadzeniem procesów – często w papierze, w mailach. Brakuje jednolitego, zintegrowanego “źródła prawdy”.

Na końcu tego łańcucha problemów znajduje się koszt, którego nie widać w żadnym raporcie – czas pracy, marnowany na fizyczne poszukiwanie danych operacyjnych, samego sprzętu i jego archiwalnej dokumentacji.

Od chaosu do kontroli

Rozwiązaniem tego systemowego problemu jest wdrożenie zintegrowanego systemu informatycznego do zarządzania majątkiem (CMMS/EAM) – aparaturą medyczną, infrastrukturą, budynkami, zaopatrzeniem. Czyli wszystkimi procesami, które są związane z utrzymaniem i eksploatacją szpitala. Taki system tworzy centralną, cyfrową bazę danych, w której każde urządzenie ma swój unikalny profil z kompletem informacji: od numeru seryjnego, przez datę zakupu, po cyfrową wersję paszportu technicznego i pełną historię napraw.

To eliminuje zgadywanie i niepewność. System automatycznie przypomina o zbliżających się terminach przeglądów technicznych, kończącej się gwarancji czy konieczności odnowienia umowy serwisowej. Co więcej, dzięki technologiom kodów kreskowych, QR lub RFID, menedżerowie zyskują pełen obraz sytuacji i mogą w czasie rzeczywistym monitorować, gdzie znajduje się dany sprzęt i jak często jest używany. Zamiast podejmować decyzje w oparciu o przeczucia, otrzymują twarde dane na temat awaryjności i kosztów utrzymania. To nie tylko optymalizacja, ale również gwarancja zgodności z wymogami prawnymi i akredytacyjnymi.

Inwestycja w porządek to inwestycja w przyszłość

Postrzeganie zarządzania majątkiem placówki jako zaledwie obowiązku administracyjnego to strategiczny błąd. To kluczowy element zarządzania finansami i ryzykiem w każdej placówce. Koszt wdrożenia nowoczesnego systemu do cyfrowej ewidencji jest niewspółmiernie mały w porównaniu do strat generowanych co roku przez chaos, przestoje i brak kontroli.

Niewidzialny drenaż budżetu można i należy zatrzymać. Krok w stronę pełnej kontroli nad majątkiem to nie wydatek, lecz inwestycja w optymalizację kosztów i – co najważniejsze – zwiększenie bezpieczeństwa pacjentów. W dobie rosnącej presji finansowej polskie szpitale nie mogą sobie już pozwolić na tak kosztowny nieporządek.