Integracja systemów informatycznych w zakresie zarządzania majątkiem w szpitalach
Blog
Integracja systemów informatycznych w zakresie zarządzania majątkiem w szpitalach
Integracja oprogramowania to ważny krok w kierunku zwiększenia efektywności i optymalizacji użytkowanych w szpitalu systemów informatycznych. Dobrze przemyślana i wdrożona z wyobraźnią, będzie służyć optymalizacji procesów. Istnieją jednak pewne rzeczy, które warto wiedzieć zanim przystąpi się do integrowania rozwiązań, a które mogą skutecznie zniweczyć nakłady poniesione na tego typu wdrożenie, niezależnie od jego zakresu.
Integracja programów polega na łączeniu różnych systemów lub aplikacji w celu uzyskania jednego, zintegrowanego rozwiązania. Może to polegać na przesyłaniu danych między programami, automatyzacji procesów lub udostępnianiu funkcji innym aplikacjom. Celem integracji jest usprawnienie pracy i ułatwienie komunikacji między różnymi systemami, co pozwala na lepsze wykorzystanie posiadanej infrastruktury.
W niniejszym artykule przyjrzymy się integracji od strony biznesowej – od strony potrzeb i założeń, jakie taka integracja ma spełniać, oraz korzyści, które zapewnia. Nie będziemy poruszać kwestii technicznych, takich jak metody integracyjne, szyny ESB, czy interfejsy komunikacyjne – to jest temat na osobny artykuł.
Naszym celem jest “odczarowanie” magicznego zaklęcia, jakim jest integracja i przedstawienie w jasny i przejrzysty sposób wszystkich istotnych elementów, aby pomóc Ci, drogi Czytelniku, zrozumieć integrację w perspektywie korzyści płynących dla Twojego szpitala. Zaczynamy!
Czym jest integracja oprogramowania
Wyobraźmy sobie szpital, który korzysta z dwóch różnych systemów informatycznych. Każdy z nich posiada rejestr użytkowników, kontrahentów oraz inne rejestry odpowiadające zakresowi tego oprogramowania. W modelu, w którym nie ma integracji dodanie np. kontrahenta odbywa się niezależnie w każdym z systemów. Praca związana z wprowadzaniem takich danych jest wykonywana podwójnie (lub więcej razy, w zależności od ilości programów, w których te dane występują).
W modelu zintegrowanego oprogramowania, określone dane, które są wprowadzane w jednym programie – w wyżej wymienionym przypadku: dane kontrahenta – automatycznie pojawiają się w innym oprogramowaniu. Użytkownicy otrzymują te dane natychmiastowo i w jednolitej formie. Nie ma obawy, że zostaną przekazane z błędami. Mało tego, każda aktualizacja tych w źródłowym programie będzie prowadzić do aktualizacji tych danych w zintegrowanych programach.
Można z tego wywnioskować, że integracja przynosi kilka podstawowych korzyści:
- Oszczędność czasu i kosztów: automatyzacja procesów i przesyłanie danych między systemami pozwala na zwiększenie efektywności i oszczędność czasu, który można przeznaczyć na inne zadania.
- Poprawa jakości danych: zintegrowanie różnych systemów pozwala na lepszą kontrolę danych i ujednolicenie ich formatu, co przekłada się na wyższą jakość informacji.
- Usprawnienie komunikacji: integracja programów umożliwia lepszą komunikację między różnymi działami i systemami, co przyspiesza procesy decyzyjne i ułatwia koordynację działań.
W jakim zakresie warto integrować oprogramowanie w części szarej
Integracje systemów używanych w szpitalach mogą dotyczyć praktycznie każdego oprogramowania. Z racji charakteru działalności jednostek służby zdrowia, przede wszystkim integruje się oprogramowanie HIS, RIS, PACS i ERP. W niniejszym artykule skoncentrujemy się na integracji w zakresie rozwiązań, które działają w części szarej. Jako, że jesteśmy firmą, która specjalizuje się w procesach związanych z zarządzaniem majątkiem, w szczególności skoncentrujemy się na integracji systemów klasy CMMS/EAM (takich, jak Appmedica) z systemami, które dotykają obszarów finansów i dokumentów, tj. przede wszystkim ERP i EOD. Przyjrzymy się procesom, które dotyczą ogólnej architektury integracji, jak i architektury w obszarze dziedzinowym – w omawianym przypadku, przede wszystkim w zakresie środków trwałych oraz finansów i księgowości.
Obszary ogólne to:
- Zarządzanie użytkownikami oraz usługi dostępu
- Plany kont
- Słowniki techniczne
- Słowniki dziedzinowe
Obszary dziedzinowe to m.in:
- Środki trwałe
- Dokumenty kosztowe
- Magazyny
- Umowy
- Zamówienia i zlecenia
Bardzo istotnym elementem w przypadku realizacji integracji jest kwestia jakości integrowanych danych. Generalna zasada jest taka, że im lepsze dane źródłowe (pobierane ze źródłowego programu / bazy danych), tym większa zasadność integracji. Jeśli np. dane wprowadzane w ewidencji środków trwałych, w module inwentaryzacyjnym systemu ERP, są kompletne i wprowadzone w sposób dający korzyści innymi komórkom (np. działowi aparatury medycznej), to warto z takich danych uczynić źródło dla innych programów. Jednak jeśli dane te wprowadzane w sposób “uproszczony” – w przypadku ewidencji środków trwałych: bez dzielenia na składniki, bez dbania o nomenklaturę, po prostu przepisując dane z faktury (i tworząc słynne “zestawy”) – to wówczas warto się zastanowić nad integracją w drugą stronę, tj aby część tych danych była zasilana z systemu CMMS/EAM, który tworzy roboczy dokument OT, przejmowany i zatwierdzany w dziale inwentaryzacji.
Kolejnym elementem, o którym warto pamiętać, jest koszt integracji w stosunku do korzyści, które ta integracja wnosi. Jeśli np. mówimy o integracji w zakresie dokumentów kosztowych, w skali dużego szpitala może to być kilkanaście dokumentów dziennie. Ilość tego typu dokumentów, ale również czas ich obiegu, są istotnymi przesłankami do wdrożenia zintegrowanego, elektronicznego obiegu faktur. Nawet przyjmując, że jest ich tylko 5 dziennie, po przemnożeniu przez czas pracy na przekazywanie dokumentów (10 min), ponowne wprowadzanie w drugim systemie (10 min) oraz przekazywanie ich z powrotem (kolejne 10 min), otrzymujemy – przyjmując średnio 250 dni roboczych w roku – 625 roboczogodzin(!!!).
Jak się do tego zabrać
Kiedy już wiemy, jakie obszary chcemy ze soba integrować, kolejnym elementem jest odpowiednie przygotowanie zakresu i zespołu, który będzie koordynował inwentaryzację. Warto wskazać kilka dobrych, uniwersalnych praktyk dotyczących tego procesu:
- Określenie celów: przed rozpoczęciem projektu integracji należy określić jasno cele i korzyści, jakie ma przynieść integracja.
- Współpraca: integracja systemów wymaga współpracy między różnymi działami przedsiębiorstwa, takimi jak IT, księgowość, inwentaryzacja, dział techniczny / dział aparatury i inne. Dlatego ważne jest, aby wszystkie strony były zaangażowane w proces i miały jasno określone role i odpowiedzialności.
- Wyznaczenie kierownika projektu: jako, że integracja wymaga współpracy różnych działów, a cały proces wymaga dodatkowo współpracy z firmami zewnętrznymi (np. dostawcą systemu ERP, albo EOD), warto mieć wewnętrznego koordynatora, reprezentującego wszystkich interesariuszy, który współpracuje z zewnętrznymi dostawcami rozwiązań oraz pilnuje prawidłowej realizacji wdrożenia.
- Wybór odpowiedniego rozwiązania: należy dokładnie przeanalizować różne rozwiązania dostępne na rynku i wybrać te, które najlepiej spełniają potrzeby przedsiębiorstwa i pozwala na pełne wykorzystanie możliwości integracji.
- Testowanie: przed uruchomieniem integracji należy przeprowadzić testy, aby upewnić się, że systemy działają poprawnie i są zgodne z oczekiwaniami.
- Zarządzanie zmianami: po uruchomieniu integracji ważne jest, aby zarządzać zmianami i aktualizacjami systemów, aby zapewnić sprawne działanie mechanizmów integracyjnych.
Szczegółowy zakres integracji
Integracja z systemem ERP może być integracją jednokierunkową (dane wysyłane z ERP są odczytywane przez system CMMS/EAM), lub dwukierunkową, w której programy ze sobą “rozmawiają”. Z biznesowego punktu widzenia warto wymienić najbardziej typowe, powtarzalne procesy, w przypadku których integracja przyniesie największe korzyści.
Integracja dwukierunkowa
Integracja w zakresie dokumentów kosztowych:
- Faktura jest rejestrowana w systemie ERP (równie dobrze może być to system EOD – Elektroniczny Obieg Dokumentów)
- Po odpowiednim oznaczeniu jej w ERP (by odróżnić ją np. od faktur wystawianych przez lekarzy) jest pobierana przez system CMMS/EAM
- Użytkownicy systemu CMMS/EAM wiążą ją w nim z właściwym zleceniem lub umową
- CMMS/EAM, mając wszystkie dane, pozwala wygenerować dekret na 4 i 5 zgodnie z obowiązującym standardem rachunku kosztów.
- CMMS/EAM wysyła szkic dekretu na konta 4 i 5 do ERP a faktura zostaje oznaczona jako zsynchronizowana
- Użytkownik ERP finalizuje księgowanie faktury mając właściwy i zgodny z rzeczywistością opis faktury
Integracja w zakresie środków trwałych:
- CMMS/EAM wysyła dokument OT do ERP w statusie roboczym
- OT jest zatwierdzane w ERP
- ERP wysyła informację o karcie ŚT do CMMS/EAM
- CMMS/EAM wysyła MT do ERP
- ERP wysyła powiązane dokumenty (MT/LT)
Integracja w zakresie magazynu
- CMMS/EAM wysyła dokument OT do ERP w statusie roboczym
- OT jest zatwierdzane w ERP
- ERP wysyła informację o karcie ŚT do CMMS/EAM
- CMMS/EAM wysyła MT do ERP
- ERP wysyła powiązane dokumenty (MT/LT)
Integracja w zakresie zleceń
- CMMS/EAM wysyła dokument OT do ERP w statusie roboczym
- OT jest zatwierdzane w ERP
- ERP wysyła informację o karcie ŚT do CMMS/EAM
- CMMS/EAM wysyła MT do ERP
- ERP wysyła powiązane dokumenty (MT/LT)
Podsumowanie
Integracja systemów CMMS/EAM z systemami ERP wymaga odpowiedniego podejścia, aby była skuteczna i pozwalała na osiągnięcie korzyści biznesowych. Wymaga dużej świadomości oraz przygotowania ze strony wszystkich interesariuszy tego rozwiązania. Nie zawsze przyniesie one korzyści, a przynajmniej nie takie, które pozwolą zrekompensować koszty poniesione na jej wykonanie. Kluczowe jest to, czy źródłowe dane są uporządkowane i pożądanej jakości oraz czy ilość tych danych jest odpowiednia duża. W szpitalach, gdzie danych jest co do zasady danych jest dużo, warto je integrować, ale w sposób świadomy, aby osiągnąć jak najlepsze efekty dla szpitala.
Sprawdź podobne artykuły:
Funkcjonowanie Działu Aparatury Medycznej w oparciu o system klasy CMMS: Etap III – dalszy rozwój programu
Blog Funkcjonowanie Działu Aparatury Medycznej w oparciu o system klasy CMMS - część
Proces zakupu i uruchomienia aparatury medycznej na potrzeby Bloku Operacyjnego – cz. II
Blog Proces zakupu i uruchomienia aparatury medycznej na potrzeby Bloku Operacyjnego – cz.
Ograniczanie kosztów stałych w szpitalu za pomocą technologii Internet of Things
Blog Ograniczanie kosztów stałych w szpitalu za pomocą technologii Internet of Things W