Dlatego tak wielką rolę odgrywa narzędzie, które na pierwszy rzut oka wydaje się banalne – checklista. Jej siłę najlepiej opisał Atul Gawande w książce „Potęga checklisty”, pokazując, że nawet najbardziej zaawansowane procedury stają się bardziej skuteczne, jeśli zostaną uporządkowane w formie prostej listy kontrolnej. W lotnictwie, w budownictwie czy w pracy zespołów medycznych checklisty pozwalają zmniejszyć liczbę błędów, ułatwiają współpracę i zwiększają bezpieczeństwo.

Autor Potęgi Checklisty, Atul Gawande, jako najważniejsze kwestie wskazuje, że:

1. Checklisty ratują życie i zmniejszają ryzyko błędów – nawet najlepsi specjaliści (chirurdzy, piloci, inżynierowie) popełniają błędy wynikające z rutyny, pośpiechu czy złożoności sytuacji. Prosta lista kontrolna pozwala wyłapać te potknięcia.

2. Złożoność wymaga prostych narzędzi – współczesne procesy (np. medycyna, lotnictwo, budownictwo) są tak skomplikowane, że nie da się wszystkiego zapamiętać. Lista kontrolna odciąża pamięć i pozwala skoncentrować się na krytycznych decyzjach.

3. Checklisty budują zespół i komunikację – np. w szpitalach lista kontrolna przed operacją zmusza cały zespół (chirurga, anestezjologa, pielęgniarki) do zatrzymania się, przedstawienia i upewnienia, że wszyscy wiedzą, co i jak mają robić. To redukuje błędy wynikające z braku komunikacji.

4. Prostota i praktyczność są kluczowe – dobra lista kontrolna musi być krótka, jasna, dostosowana do realnych warunków pracy i używana konsekwentnie. Zbyt długie lub zbyt szczegółowe listy nie działają.

5. Dowody skuteczności – Gawande pokazuje przykłady z praktyki: wprowadzenie checklist WHO w chirurgii zmniejszyło śmiertelność i powikłania po operacjach o kilkadziesiąt procent. Podobne efekty widać w lotnictwie czy bankowości.

6. Checklisty nie zastępują wiedzy i doświadczenia – są narzędziem wspierającym ekspertów, które zabezpiecza przed „oczywistymi” błędami i daje przestrzeń na kreatywne, profesjonalne decyzje tam, gdzie są naprawdę potrzebne.

To, co działa w kokpicie samolotu czy na sali operacyjnej, działa też w codziennym funkcjonowaniu placówki. Zarządzanie majątkiem technicznym, planowanie przeglądów, przygotowanie audytów, prowadzenie dokumentacji – wszystko to są procesy, w których liczy się szczegół i powtarzalność. A właśnie checklisty pomagają te szczegóły uporządkować i powtarzalność zagwarantować.

Dlaczego checklista działa?

Siła checklisty tkwi w jej prostocie. To nie jest narzędzie, które zastępuje wiedzę czy doświadczenie. To narzędzie, które pozwala tę wiedzę i doświadczenie wykorzystać konsekwentnie, krok po kroku, w każdej sytuacji. W praktyce oznacza to, że zamiast polegać wyłącznie na pamięci czy intuicji, możemy oprzeć się na jasno określonej sekwencji działań. Dzięki temu nie pomijamy rutynowych czynności, które są zbyt oczywiste, by o nich pamiętać – jak aktualizacja danych urządzenia po serwisie – ale jednocześnie zbyt ważne, by je przeoczyć.

Checklista wprowadza także jednolity, wspólny standard pracy. Niezależnie od tego, kto wykonuje zadanie, jego przebieg będzie wyglądał podobnie – krok po kroku wskazując rzeczy, które mają być wykonane / sprawdzone. To szczególnie istotne w większych placówkach, gdzie nad tym samym procesem pracuje wiele osób. Wspólny schemat to gwarancja spójności i porównywalności wyników.

Zarazem lista kontrolna to coś więcej niż pomoc technika czy wsparcie dla zespołu serwisowego. To narzędzie, które może uporządkować niemal każdy obszar funkcjonowania placówki. W planowaniu działań strategicznych checklisty pomagają upewnić się, że żaden element planu nie został pominięty. W audytach pozwalają przygotować się do kontroli w sposób uporządkowany i przewidywalny, bez stresu i nerwowego sprawdzania w ostatniej chwili. W zarządzaniu zasobami ułatwiają cykliczne aktualizacje danych i kontrolę zgodności z wymaganiami prawnymi.

Checklisty w systemach do zarządzania aparaturą i infrastrukturą szpitala – jak działa w praktyce

Jeszcze kilka lat temu checklisty istniały głównie w formie papierowej – kartki do odhaczania, drukowane formularze, tabele w segregatorach. Na szczęście szpitale na całym świecie, w tym Polskie, coraz częściej odchodzą od papieru, a częścią tego procesu jest również elektronizacja checklist.

Dla przykładu, w systemie Appmedica wykorzystujemy checklisty jako element centralny najważniejszych procesów, w tym do zarządzania informacją o terminach przeglądów, kluczowej funkcjonalności z punktu widzenia serwisu aparatury medycznej. W praktyce oznacza to, że każda czynność serwisowa może być wspierana listą kontrolną.

Dzięki temu osoba wykonująca zadanie nie musi zastanawiać się, czy pamięta o wszystkim. System prowadzi ją przez kolejne etapy, podpowiadając, co należy zrobić i nie pozwalając przejść dalej, jeśli pominięto któryś z kroków. To rozwiązanie szczególnie cenne w sytuacjach, gdzie liczy się zgodność z procedurami – np. w procesach certyfikacyjnych, planowaniu budżetu czy dokumentowaniu historii urządzeń.

Checklisty w systemie Appmedica

Tworząc nasz system, od początku zakładaliśmy, że ma on nie tylko gromadzić dane, ale realnie wspierać użytkowników w codziennej pracy. Takie podejście przyświecało nam również w przypadku checklist. Projektując to narzędzie, od początku zakładaliśmy, że mają one służyć zarówno pracownikom Działu Technicznego i Działu Aparatury Medycznej, ale również użytkownikom sprzętu.

W przypadku Działu Technicznego checklisty mogą wspierać codzienne obchody budynków, kontrolę instalacji czy ocenę bezpieczeństwa przeciwpożarowego. Dzięki nim technicy mają pewność, że żaden element nie zostanie pominięty, a wyniki obchodów są zawsze ujednolicone i łatwe do analizy. System gromadzi dane z kolejnych inspekcji, co pozwala szybko wyłapać powtarzające się problemy i planować działania prewencyjne.

Dla Działu Aparatury Medycznej checklisty stanowią wsparcie przy przeglądach okresowych, serwisach oraz przy uruchamianiu urządzeń. Dzięki nim serwisant krok po kroku realizuje procedurę zgodną z wymogami producenta i przepisami prawa, a całość dokumentacji zostaje automatycznie zapisana w systemie. Zmniejsza to ryzyko błędów i przyspiesza proces raportowania.

Równie istotne są checklisty przygotowane dla użytkowników sprzętu medycznego, np. pielęgniarek czy techników obsługujących aparaty. Mogą one obejmować codzienną kontrolę urządzeń przed uruchomieniem – od prostych czynności wizualnych po krótkie testy funkcjonalne. W ten sposób użytkownik ma jasne wskazówki, a dział techniczny otrzymuje informację zwrotną, jeśli pojawi się nieprawidłowość.

Dla przykładu, checklista przed uruchomieniem aparatu do hemodializy może wyglądać następująco:

1. Przygotowanie stanowiska

• Sprawdzenie czystości urządzenia i otoczenia.
• Dostępność materiałów jednorazowych (dializator, zestaw drenów, płyny, heparyna).
• Weryfikacja poprawności oznaczeń koncentratów (kwas, wodorowęglan).
• Kontrola terminów ważności materiałów i płynów.

2. Kontrola wizualna aparatu

• Ocena stanu przewodów i złączy – brak uszkodzeń mechanicznych.
• Sprawdzenie wyświetlacza, przycisków i sygnalizacji alarmowej.
• Kontrola połączenia z instalacją wodną i odpływem.
• Sprawdzenie stanu filtra powietrznego (jeśli aparat posiada).

3. Uruchomienie systemu

• Włączenie aparatu i obserwacja autotestu.
• Sprawdzenie komunikatów systemowych (brak błędów krytycznych).
• Weryfikacja poprawności daty i godziny.

4. Kontrola jakości wody i koncentratów

• Pomiar przewodności płynu dializacyjnego (zgodność z zakresem).
• Pomiar temperatury płynu dializacyjnego.
• Sprawdzenie szczelności podłączeń koncentratów.
• Weryfikacja pH płynu dializacyjnego.

5. Parametry wody doprowadzanej do aparatu

• Sprawdzenie przewodności wody z systemu uzdatniania.
• Sprawdzenie parametrów wody doprowadzanej.
• Kontrola ciśnienia i przepływu wody.
• Potwierdzenie braku alarmów na stacji RO.
• Zapis wyników w dzienniku jakości wody.

6. System bezpieczeństwa

• Sprawdzenie działania czujnika przecieku krwi.
• Test alarmów dźwiękowych i wizualnych.
• Kontrola działania pomp: krwi, dializatu i heparyny.
• Sprawdzenie systemu monitorowania ciśnień (wenozne, tętnicze, TMP).

7. Dezynfekcja / przygotowanie higieniczne

• Potwierdzenie wykonania ostatniej dezynfekcji (chemicznej/termicznej).
• W razie potrzeby – wykonanie krótkiej dezynfekcji przed podłączeniem pacjenta.
• Sprawdzenie i uzupełnienie zapisu w dzienniku dezynfekcji.

8. Dokumentacja

• Potwierdzenie wykonania checklisty (podpis lub odhaczenie w systemie).
• Zgłoszenie ewentualnych usterek do działu technicznego.

Taka checklista w systemie Appmedica jest dostępna na karcie aparatu, a każdorazowe wypełnienie checklisty powoduje zapisanie danych z możliwością podglądu w przyszłości.

Podana wyżej checklista dla aparatu do hemodializy to tylko jeden z przykładów. Checklisty mogę dotyczyć różnego rodzaju aparatury, ale też urządzeń niemedycznych, sprzętu IT, pojazdów czy budynków. Zwłaszcza te ostatnie, z punktu widzenia łatwości dostępu w wersji mobilnej, mogą znacząco ułatwić pracę działów technicznych. Przykładowa checklista w systemie Appmedica, dla osób wykonujących obchody po budynkach, może wyglądać tak:

Podsumowanie

Zastosowanie checklist w Appmedica sprawia, że każdy proces – od rutynowego obchodu, przez serwisowanie aparatury, aż po codzienną obsługę sprzętu – staje się bardziej uporządkowany, bezpieczny i lepiej udokumentowany. To rozwiązanie, które nie tylko wspiera pracowników w ich codziennych obowiązkach, ale także buduje kulturę jakości i bezpieczeństwa w całej organizacji.

W praktyce oznacza to, że możemy zaplanować przegląd urządzeń tak, aby każda czynność była prowadzona według ustalonej listy kroków. Możemy przypisać checklisty do konkretnych typów urządzeń, lokalizacji czy procesów. Checklisty są w pełni konfigurowalne, co pozwala na bieżące dostosowanie gdy zmieniają się procedury albo pojawiają się nowe wymagania.

Dzięki temu nasi użytkownicy mają pełną kontrolę nad tym, co dzieje się w placówce – wiedzą, które działania zostały wykonane, które są w toku, a które wymagają uwagi.

Checklisty tworzą przejrzysty ślad działań, który można wykorzystać podczas audytów, analizować w raportach albo udostępniać w procesach certyfikacyjnych. Dzięki temu prostemu ale efektywnemu narzędziu budujemy kulturę pracy opartą na systematyczności i odpowiedzialności.