Liczne błędy popełniane w trakcie wdrożenia mogą spowodować, że zamiast wydajności i porządku, personel medyczny doświadcza chaosu, frustracji i poczucia, że coś poszło nie tak. Dobra wiadomość jest taka, że większość tych problemów można uniknąć, jeśli zawczasu poznamy te najczęściej popełniane błędy i nauczymy się, jak ich skutecznie unikać.

Poniżej przedstawiamy 6 najczęstszych błędów, których należy unikać:

Brak analizy przedwdrożeniowej

Wdrożenie jakiegokolwiek system klasy enterprise bez odpowiedniej analizy przedwdrożeniowej to jak budowanie domu bez projektu – może się wydawać oszczędnością czasu, ale w dłuższej perspektywie prowadzi do kosztownych błędów. Zaniedbanie tego etapu często skutkuje wyborem narzędzia, które nie spełnia rzeczywistych potrzeb placówki, generując frustrację użytkowników, niepotrzebne wydatki i spadek efektywności.

Co powinna obejmować analiza przedwdrożeniowa?

• Mapowanie procesów – Zrozumienie, jak obecnie wygląda zarządzanie utrzymaniem ruchu, pozwala zidentyfikować słabe punkty i obszary wymagające automatyzacji.
• Identyfikacja kluczowych użytkowników – Określenie, kto będzie korzystał z systemu (technicy, kierownicy, dostawcy) i jakie są ich potrzeby, pomaga w dopasowaniu funkcjonalności.
• Definicja wymagań – Szczegółowa lista niezbędnych funkcji (np. zarządzanie zleceniami, śledzenie zapasów, raportowanie) pozwala wybrać system, który rzeczywiście wspiera codzienną pracę.
• Określenie kryteriów sukcesu – zdefiniowanie listy rzeczy/problemów, które są szczególnie istotne dla Zamawiającego i które powinny być jasnym, możliwym do obiektywnej oceny celem realizacji projektu.

Brak analizy prowadzi do:

• Niedopasowania systemu – Wdrożenie rozwiązania, które nie obsługuje kluczowych procesów, wymaga późniejszych modyfikacji lub nawet zmiany oprogramowania.
• Wzrostu kosztów – Poprawki i dodatkowe szkolenia pochłaniają czas i budżet.
• Oporu użytkowników – Jeśli system utrudnia pracę zamiast ją usprawniać, personel może go odrzucić, uniemożliwiając osiągnięcie zakładanych korzyści.

Inwestycja w szczegółową analizę przedwdrożeniową to nie strata czasu, lecz konieczność. Dzięki niej można wybrać i skonfigurować CMMS tak, aby realnie wspierał procesy, zwiększał efektywność i przynosił wymierne korzyści organizacji. Pominięcie tego kroku to prosta droga do porażki wdrożeniowej.

Nieadekwatne szkolenia personelu

O roli szkoleń pisaliśmy już na naszym blogu pod koniec 2023 roku – https://www.appmedica.pl/2023/10/23/kluczowa-rola-szkolen-we-wdrazaniu-oprogramowania-klasy-enterprise-w-szpitalach/ – nawet najlepsze oprogramowanie nie przyniesie oczekiwanych korzyści, jeśli pracownicy nie będą potrafili z niego efektywnie korzystać. Niestety, szkolenia często traktowane są po macoszemu – ograniczając je do pobieżnych prezentacji lub ogólnych instrukcji, które nie przygotowują użytkowników do realnych wyzwań. Czasami pielęgniarki przychodzą tylko po to, żeby wpisać się na listę. Warto pracować również z tą grupą użytkowników wewnętrznie, aby uświadomić im że wdrożenie systemu ma przynieść im korzyści i ułatwić pracę.

Najczęstsze błędy w szkoleniach

• Zbyt ogólne treści – Szkolenia często skupiają się na podstawowych funkcjach, pomijając zaawansowane możliwości, które mogłyby znacząco usprawnić pracę.
• Brak praktycznych przykładów – Teoria bez pokazania, jak system działa w codziennych zadaniach, pozostawia użytkowników bez narzędzi do samodzielnego działania.
• Niedopasowanie do ról – Inne umiejętności są potrzebne kierownikowi działu aparatury medycznej, a inne pielęgniarkom – szkolenia “dla wszystkich” nie rozwiązują ich indywidualnych potrzeb.
• Brak aktualizacji wiedzy – Jednorazowe szkolenie szybko się dezaktualizuje, zwłaszcza gdy system ewoluuje lub zmieniają się procesy.

Jak powinny wyglądać skuteczne szkolenia?

• Szkolenia role-based – Inny program szkoleń dla administratorów, inny dla techników, a jeszcze inny dla kierowników.
• Warsztaty praktyczne – Ćwiczenia na rzeczywistych danych i symulacjach codziennych zadań.
• Materiały referencyjne – Gotowe instrukcje, filmy instruktażowe i baza wiedzy do szybkiego przypomnienia sobie funkcji.
• Regularne odświeżanie wiedzy – Cykliczne szkolenia przypominające oraz aktualizacje przy większych zmianach w systemie.

Skutki złego przygotowania personelu

• Niskie wykorzystanie systemu – Pracownicy korzystają tylko z podstawowych funkcji, tracąc korzyści z automatyzacji i analityki.
• Błędy i frustracja – Niezrozumienie działania CMMS prowadzi do pomyłek, np. w zgłaszaniu awarii lub zamawianiu części.
• Powrót do starych metod – Jeśli system wydaje się zbyt skomplikowany, zespół może wrócić do notowania danych w Excelu lub nawet na kartce.

Inwestycja w dobrze zaplanowane, praktyczne i regularne szkolenia to warunek konieczny, aby zakupiony system faktycznie poprawił efektywność utrzymania ruchu. W przeciwnym razie nawet najlepsze oprogramowanie stanie się tylko kosztownym dodatkiem, z którego nikt nie potrafi korzystać. Warto traktować szkolenia nie jako jednorazowy wydatek, ale jako ciągły proces rozwoju kompetencji zespołu. Jak widać jest to długofalowa praca całego zespołu wdrożeniowego, zarówno po stronie dostawcy systemu, jak również personelu szpitala.

Ignorowanie opinii użytkowników końcowych

Użytkownicy końcowi – w tym również personel biały – najlepiej znają specyfikę swojej pracy, dlatego ich opinie są istotne dla sukcesu wdrożenia oprogramowania klasy CMMS/EAM. Niestety, bywa że sugestie pracowników traktowane są jako zbędne lub trudne do wdrożenia. Efektem tego jest wdrożenie rozwiązań nieadekwatnych do codziennych realiów pracy, które zamiast pomagać, stają się przeszkodą. Personel szybko zauważa, że ich opinie nie są brane pod uwagę, co prowadzi do frustracji, zniechęcenia oraz poczucia, że narzędzia zostały narzucone odgórnie bez żadnego zrozumienia ich potrzeb.

Konsekwencją takiego podejścia jest nie tylko niższa motywacja użytkowników, ale również ich opór wobec nowych technologii, który może skutecznie zahamować nawet najlepiej zaplanowane wdrożenie. Ludzie naturalnie opierają się zmianom, zwłaszcza gdy mają wrażenie, że ich doświadczenia i wiedza nie są szanowane. Często prowadzi to do unikania korzystania z systemu, a nawet celowego sabotowania jego użytkowania, co skutecznie uniemożliwia osiągnięcie zamierzonych efektów wdrożenia.

Aby uniknąć tego błędu, konieczne jest włączenie użytkowników końcowych już na wczesnym etapie planowania systemu CMMS. Regularne konsultacje, sesje warsztatowe, ankiety i testy prototypów pozwalają na efektywne zebranie informacji zwrotnych, które mogą diametralnie wpłynąć na końcową konfigurację systemu. Warto podkreślić, że uwzględnienie opinii użytkowników zwiększa ich zaangażowanie w projekt, buduje poczucie współodpowiedzialności oraz sprawia, że wdrożony system staje się faktycznie pomocnym narzędziem, które realnie poprawia jakość codziennej pracy.

Brak migracji lub niepełna migracja danych

Wdrożenie nowego systemu to nie tylko instalacja oprogramowania, ale również przeniesienie istotnych danych historycznych. Niekiedy widzimy pokusę uniknięcia tego etapu – dane do zaimportowania są słabej jakości, personel szpitala nie chce ich poprawiać, etc. Tymczasem pełna i poprawna migracja danych jest niezbędna, aby móc efektywnie zarządzać, analizować trendy i podejmować świadome decyzje. Migracja bez wcześniejszej analizy prowadzi do pominięcia ważnych danych, takich jak historia napraw, harmonogramy przeglądów czy informacje o zasobach. Z drugiej strony przenoszenie nieaktualnych, zduplikowanych lub błędnych rekordów sprawia, że nowy system odziedzicza problemy starego. Dodatkowo, bez dostępu do pełnej historii awarii i napraw trudno jest przewidywać usterki i planować działania prewencyjne.

Jak przeprowadzić skuteczną migrację danych?

• Określenie źródeł danych – Należy określić, które informacje są niezbędne (np. karty urządzeń, historia zleceń, umowy serwisowe itd.), a które można zarchiwizować.
• Czyszczenie i standaryzacja – Przed migracją warto usunąć duplikaty, poprawić błędy i ujednolicić formaty danych (np formaty dat, wartości kwotowe)
• Weryfikacja po migracji – Konieczne jest sprawdzenie, czy wszystkie dane zostały poprawnie zaimportowane i czy system działa na ich podstawie zgodnie z oczekiwaniami.

Migracja danych to jeden z najważniejszych etapów wdrażania oprogramowania do zarządzania aparaturą i infrastrukturą – jej jakość bezpośrednio wpływa na późniejszą efektywność systemu. Warto potraktować ten proces priorytetowo, poświęcając czas na odpowiednie przygotowanie, czyszczenie i weryfikację danych. Tylko w ten sposób można uniknąć kosztownych błędów i zapewnić płynne przejście na nowe oprogramowanie, które realnie wspiera zarządzanie utrzymaniem ruchu.

Wdrożenie wszystkiego naraz i nadmierna konfiguracja

Złożoność konfiguracji systemu już na samym początku wdrożenia może przytłoczyć użytkowników, którzy nie są przygotowani na dużą liczbę nowych procedur i funkcji. Zbyt ambitne podejście do wdrożenia, zakładające implementację wszystkich dostępnych funkcjonalności od razu, często powoduje dezorientację, frustrację oraz opóźnia efektywne wykorzystanie systemu.

Problemem jest także brak możliwości szybkiego wskazania obszarów, które wymagają optymalizacji lub dostosowania – gdy konfiguracja jest zbyt rozbudowana od początku, trudniej jest zidentyfikować punkty, które generują błędy lub problemy. Ponadto użytkownicy, przytłoczeni ilością opcji i możliwości, często korzystają tylko z podstawowych funkcji, pomijając te, które rzeczywiście mogłyby przynieść największe korzyści w długim okresie.

Zdecydowanie skuteczniejszym podejściem jest etapowe wdrażanie funkcji. W praktyce oznacza to rozpoczęcie od wdrożenia kluczowych elementów systemu, które szybko przynoszą widoczne korzyści, a następnie stopniowe dodawanie kolejnych modułów i opcji. Taki sposób działania pozwala użytkownikom nie tylko na stopniowe zapoznanie się z systemem, ale także na systematyczne zgłaszanie potrzeb dotyczących konfiguracji oraz dostosowanie systemu na podstawie rzeczywistych doświadczeń i bieżących potrzeb danego działu. Dzięki temu wdrożenie przebiega płynniej, personel odczuwa mniej frustracji, a finalna konfiguracja jest optymalnie dopasowana do wymagań użytkowników.

W praktyce warto uruchomić np. moduł dla działu aparatury medycznej i działu technicznego, oswoić użytkowników (pielęgniarki!) a następnie wdrażać kolejne moduły, wykonywać integrację, włączać kolejne działy – księgowość, dział zamówień publicznych, dział rozliczeń, dział jakości i inne.

Brak zdefiniowanych celów i KPI

Gdy brakuje jasno zdefiniowanych celów, a oczekiwania oderwane są od rzeczywistości, nawet najlepsze oprogramowanie może zostać uznane za nieskuteczne. Kluczem do sukcesu jest więc realistyczne podejście – zrozumienie, co system może faktycznie poprawić, oraz ustalenie mierzalnych wskaźników (KPI), które pozwolą ocenić jego wpływ na działanie organizacji.

Aby uniknąć tych problemów, warto zastosować następujące zasady:

• Określenie konkretnych obszarów poprawy – Zamiast ogólnych haseł (“zwiększenie efektywności”), lepiej skupić się na mierzalnych celach, takich jak skrócenie czasu reakcji na awarie o 20% lub zmniejszenie kosztów przeglądów o 15%.
• Ustalenie wskaźników sukcesu (KPI) – Mogą to być np. liczba zgłoszeń miesięcznie, średni czas naprawy, czy wskaźnik dostępności aparatury medycznej.
• Uwzględnienie etapowości wdrożenia – Zamiast oczekiwać natychmiastowych rezultatów, lepiej zaplanować cele krótko- i długoterminowe, stopniowo wprowadzając nowe funkcjonalności.
• Zaangażowanie użytkowników w definiowanie potrzeb – Dzięki konsultacjom z technikami i kierownikami działów łatwiej jest ustalić realne wymagania wobec systemu.

Konsekwencje braku jasnych celów:

• Marnowanie potencjału systemu – Nawet najlepszy system klasy CMMS/EAM nie przyniesie korzyści, jeśli nie będzie wiadomo, jak mierzyć jego skuteczność.
• Problemy z uzasadnieniem inwestycji – Bez twardych danych trudno przekonać zarząd, że system się sprawdza i warto go rozwijać.
• Spadek motywacji zespołu – Jeśli pracownicy nie widzą związku między wdrożonym systemem a ułatwieniem ich pracy, będą unikać korzystania z niego.

Podsumowanie

Unikanie wymienionych powyżej błędów podczas wdrażania systemu CMMS może znacząco wpłynąć na skuteczność całego procesu i komfort pracy personelu. Kluczowe jest odpowiednie planowanie, jasne określenie celów oraz współpraca z użytkownikami końcowymi na każdym etapie wdrożenia. System CMMS/EAM dobrze wdrożony i odpowiednio dostosowany do specyfiki placówki medycznej pozwala na znaczną poprawę efektywności operacyjnej, redukcję kosztów oraz zwiększenie satysfakcji personelu. Pamiętajmy, że sukces wdrożenia to proces ciągły, oparty na regularnej komunikacji, adaptacji i stałym monitorowaniu efektów – wtedy właśnie wdrażane oprogramowanie stanie się prawdziwym sprzymierzeńcem każdej placówki medycznej.