Blok operacyjny szpitala Św. Wojciecha w Gdańsku. Fotografia: Michał Kijewski

Zaangażowanie i zainwestowany czas zaczął przynosić pierwsze widoczne efekty bardzo szybko, a zadania wymagające dużych nakładów czasu i pracy przed wdrożeniem systemu, stały się łatwiejsze do wykonania.

Przykłady optymalizacji pracy można mnożyć, jednak do najważniejszych z nich, zauważonych już w pierwszym etapie pracy z system, można zaliczyć m.in.

• możliwość błyskawicznego utworzenia zadania dla dużej grupy urządzeń – przed wdrożeniem systemu konieczne było wprowadzenie wszystkich danych ręcznie do zlecenia, natomiast system umożliwił wygenerowanie automatycznego szablonu zlecenia z przypisaną grupą urządzeń
• szybki dostęp do dokumentów związanych z konkretnym urządzeniem – ta funkcjonalność pozwoliła definitywnie zakończyć mozolne przeszukiwanie segregatorów w celu znalezienia konkretnego dokumentu – teraz jest on w systemie i możemy po niego sięgnąć w każdej chwili, bez wstawania od biurka
• możliwość jednoczesnej pracy wszystkich pracowników w systemie – niestety Excel miał „pewne” ograniczenia, które mocno zaburzały naszą pracę
• generowanie zestawień i raportów w trybie„ad hoc’– możliwości w tym zakresie są praktycznie nieograniczone, a opcja tagowania urządzeń jest genialna w swojej prostocie.

Oczywiście sceptycy stwierdzą, że na przykład skanowanie wszystkich dokumentów również jest procesem żmudnym i czasochłonnym, jednak z własnego doświadczenia mogę stwierdzić, że ten krok pozwala zaoszczędzić mnóstwo czasu poświęcanego dotychczas na przeszukiwanie archiwów.

Jednym z pierwszych wniosków, jakie wyciągnęliśmy z pracy z programem okazała się sprawa z pozoru oczywista – dbanie o rzetelność wprowadzanych danych. Szybko uświadomiliśmy sobie, że system jest skarbnicą wiedzy, na której oparta jest nasza praca i pomaga wprowadzać dane w sposób przemyślany. Jedynie takie działanie pozwala uniknąć błędów, które mogą nieść za sobą wiele negatywnych konsekwencji – od nieporozumień zaczynając, a na braku przeglądu lub przekroczeniu założonego budżetu kończąc.

Dużą uwagę zaczęliśmy przykładać przy wprowadzaniu nowych urządzeń do systemu. Bardzo istotnymi kwestiami, które należy zawrzeć w karcie urządzenia okazały się m.in.

• prawidłowo określone interwały wykonywania czynności zdefiniowanych przez producenta (przeglądy, wymiany elementów eksploatacyjnych, itp.)
• definiowanie i wprowadzanie atrybutów urządzeń, dzięki którym w trakcie ich pracy możemy szybko zweryfikować istotne kwestie (np. dopuszczalne obciążenie stołu operacyjnego/łóżka, średnica otworu gantry, niezbędne gazy do zasilania respiratora, itp.)
• przypisywanie odpowiednich tagów do urządzenia – system zapewnia kompletną dowolność, jednak w naszym przypadku dzięki tagom jesteśmy w stanie m.in. przefiltrować urządzenia zakupione w ramach danego projektu/dotacji, będącego w użyczeniu (np. WOŚP), pracujące w danym miejscu w szpitalu (np. przypisane do konkretnej Sali operacyjnej), itp.
• wprowadzanie jak największej liczby załączników, które mogą nam się przydać w przyszłości – umowa zakupowa, instrukcja obsługi, broszura produktu, zestawienie materiałów eksploatacyjnych i wiele innych ważnych dla zarządzania sprzętem dokumentów
• wprowadzanie wszystkich części składowych urządzenia, które posiadają swój niezależny numer seryjny – dzięki temu możemy szybko przypisać np. przypadkowo natrafioną głowicę do konkretnego ultrasonografu.

W naszym przypadku w pełni sprawdza się zasada „im więcej danych wprowadzimy do systemu, tym lepiej”.

Patrząc z perspektywy niespełna 5 lat od chwili rozpoczęcia wdrożenia systemu śmiało można stwierdzić, że w naszym przypadku wdrażanie kolejnych rozwiązań momentalnie rodzi kolejne pomysły, które „są dla nas niezbędne” i bez których już teraz nie da się pracować.

Niestety w rzeczywistości nie jesteśmy w stanie wdrożyć do naszej pracy wszystkich pomysłów, a każdy z nich musi być poprzedzony wykonaniem analizy potencjalnych zysków i strat. Kluczem jest, aby zainwestowany czas i praca niezbędne do wdrożenia kolejnej zmiany przyniosły efekty optymalizujące naszą pracę w przyszłości.

Niniejszy wpis jest drugim z serii artykułów pisanych przez praktyka zarządzania dużym parkiem aparatury medycznej, Michała Kijewskiego, kierownika Działu Aparatury Medycznej w połączonych szpitalach grupy Copernicus w Gdańsku. Poprzedni artykuł z serii można przeczytać na stronie https://www.appmedica.pl/2021/04/06/funkcjonowanie-dzialu-aparatury-medycznej-w-oparciu-o-system-klasy-cmms-etap-i-przygotowanie-do-wdrozenia-systemu

Następny artykuł już wkrótce.