Wdrożenie profesjonalnego systemu do zarządzania aparaturą jest całkowitą zmianą organizacyjną w szpitalu. Niesie za sobą uporządkowanie wszelkich procesów – od zarządzania przeglądami, po zgłoszenia online. Korzyści są oczywiste – kontrola nad terminami, wszystkie pliki dostępne na kilka kliknięć, wiedza i możliwość udzielenia odpowiedzi na niemal każde pytanie dotyczące sprzętu. Ale co to w praktyce może oznaczać dla osób zajmujących się zarządzaniem aparaturą medyczną?

Pracownicy działów aparatury, z którymi rozmawiamy, często skarżą się na to, że jako dział administracji (czyli de facto nie lekarze) są niedofinansowani. Objawia się to w różnych obszarach – począwszy od niskich wynagrodzeń, gorszego sprzętu, czy braku środków na inwestycje, takie jak profesjonalne narzędzia do zarządzania majątkiem.

Jednocześnie wymagania, jakie się im stawia, przekraczają ich możliwości w kontekście dostępnych narzędzi. Trudno bowiem przygotować na przykład raport opisujący czas przestojów urządzeń, w sytuacji gdy jedynym sposobem na uzyskanie takiej informacji jest ręczne przejrzenie wszystkich dokumentów i zapisów, a czasami również uzyskanie słownie takiej informacji, na przykład od użytkownika sprzętu, który zgłaszał awarię telefonicznie. Wymagałoby to ogromnej ilości czasu i żmudnej – niejednokrotnie wielodniowej – pracy, co oczywiście w realiach bieżącej działalności jest niemożliwe.

Wdrożenie systemu do zarządzania aparaturą i infrastrukturą szpitala nie jest wydatkiem, tylko inwestycją. Inwestycją, która ma doprowadzić do zmniejszenia liczby przestojów, do redukcji miejsc kosztochłonnych, do wykonywania zadań w szybki i efektywny sposób, czy wreszcie, do profesjonalizacji całego procesu zarządzania tymi elementami. Na szczęście coraz więcej osób po stronie dyrekcji szpitali zaczyna zdawać sobie z tego sprawę. Koszty, które stoją za przeglądami, naprawami oraz inwestycjami w nowy, nierzadko zupełnie zbędny sprzęt – to wszystko przekłada się na policzalne wskaźniki, które uzasadniają zakup profesjonalnego narzędzia klasy CMMS (Computerized Maintenance Management System) / EAM (Enterprise Assets Management). A gdy już taki system zostanie wdrożony…

Jeden z naszych Klientów podzielił się z nami nieoczekiwanym spostrzeżeniem – wdrożenie profesjonalnego narzędzia czyni z jego użytkowników profesjonalistów. Nasz Klient zwrócił uwagę na to, że do czasu gdy szpital nie miał wdrożonego naszego systemu, pracownicy działu aparatury byli traktowani jako ci, którzy “nic nie wiedzą”. Dzwonili do nich lekarze, pielęgniarki, z pytaniami zwracała się dyrekcja – dział aparatury nie był w stanie udzielić szybkiej odpowiedzi na niemal żadne pytanie. Ile kosztował serwis USG? “Odpowiemy na koniec tygodnia”. Ile mieliśmy kosztów z tytułu przeglądów, a ile z tytułu napraw? “Zbierzemy te informacje i odpowiemy w najbliższych dniach”.

Po wdrożeniu systemu sprawy zaczęły się zmieniać. Na pytania takie jak wyżej wymienione pracownik działu aparatury odpowiadał na bieżąco, na słuchawce, klikając i wyszukując momentalnie wszelkie niezbędne dane. Diametralnie skrócił się czas przygotowania raportów dla dyrekcji. I wreszcie, dział aparatury mógł od tej pory tworzyć inne raporty, wykorzystując natywne elementy wdrożonej aplikacji – raporty kosztów wg firm serwisowych, wielowymiarowe raportowanie po oddziałach, rodzajach sprzętu, umowach, itd.

Nastąpiła zmiana w postrzeganiu działu aparatury. Pracownicy tego działu, przestali być tymi, którzy nic nie wiedzą, stając się, w oczach wspomnianych lekarzy, pielęgniarek i dyrekcji, profesjonalistami, którzy potrafią odpowiedzieć na każde pytanie.

Jak zauważył kierownik działu aparatury, wzrósł prestiż jego działu i jego ludzi, co przełożyło się na lepsze morale zespołu, atmosferę w zespole i motywację do pracy. “Teraz jesteśmy w szpitalu uważani za profesjonalistów” – powiedział.